In een magazijn of productieomgeving werken vaak mensen die verschillende talen spreken. Toch moeten zij samen dezelfde orders verwerken, machines bedienen en afspraken volgen.
Dat vraagt om duidelijke communicatie. Want een instructie geven is één ding. Weten of iemand die goed heeft begrepen, vraagt soms iets meer dan de vraag: ‘Begrijp je het?’
Een ‘ja’ betekent niet altijd dat alles duidelijk is
Een nieuwe medewerker krijgt veel informatie tegelijk. Het werk is nieuw, de collega’s zijn onbekend en de uitleg is misschien in een taal die hij nog niet goed beheerst.
Dan is het niet altijd gemakkelijk om te zeggen dat iets onduidelijk is. Sommige medewerkers willen geen lastige indruk maken of zijn gewend om minder rechtstreeks vragen aan een leidinggevende te stellen. Een knikje kan dan betekenen: ‘Ik luister’, terwijl wij denken: ‘Hij begrijpt het.’
Dat hoeft geen probleem te worden, zolang we ruimte maken voor vragen en controleren of de uitleg is overgekomen.
1. Laat zien wat u bedoelt
Een handeling voordoen maakt een uitleg concreet. Laat bijvoorbeeld zien hoe een product moet worden gecontroleerd, waar een beschadigde doos naartoe gaat en wat iemand moet doen als een scanner een foutmelding geeft.
Doe dit stap voor stap. Wat voor een ervaren collega vanzelfsprekend is, kan voor een nieuwe medewerker juist het lastigste onderdeel zijn.
Foto’s, pictogrammen en korte instructies kunnen daarbij helpen. Gebruik voorbeelden die overeenkomen met de werkelijke situatie op de werkvloer.
2. Vraag om te laten zien hoe het werkt
Op de vraag ‘Is alles duidelijk?’ volgt gemakkelijk een ‘ja’. Meer inzicht krijgt u door iemand de taak zelf te laten uitvoeren.
Bijvoorbeeld: ‘Kun je laten zien wat je doet als deze doos beschadigd is?’
Zo ziet u meteen welk onderdeel goed is uitgelegd en waar nog aandacht nodig is. Maak daarbij duidelijk dat het ook een controle van uw eigen uitleg is. Het gaat erom dat iemand zelfstandig en met vertrouwen aan het werk kan.
3. Gebruik eenvoudige en concrete taal
Op een drukke werkvloer is korte, duidelijke uitleg prettig voor iedereen. Gebruik vaste woorden voor dezelfde handelingen en geef één opdracht tegelijk.
‘Zet deze pallet daar neer’ is bijvoorbeeld onduidelijk als iemand de indeling van het magazijn nog niet kent. ‘Zet deze pallet in vak B12, naast de blauwe lijn’ geeft meer houvast.
Vermijd afkortingen en uitdrukkingen die een nieuwe collega misschien niet kent. Ook iemand die goed Engels spreekt, kent niet automatisch alle termen die binnen uw bedrijf worden gebruikt.
4. Maak vragen stellen normaal
Duidelijke communicatie hangt ook af van de sfeer. Weet een medewerker bij wie hij terechtkan? En voelt hij zich vrij om iets nog een keer te vragen?
Een zin als ‘Vraag het gerust opnieuw, liever nog een keer uitleg dan een misverstand’ kan die drempel verlagen. Dat werkt vooral als collega’s er in de praktijk ook geduldig op reageren.
Bij veiligheidsinstructies is begrijpelijke uitleg extra belangrijk. Arboportaal wijst op de noodzaak van extra aandacht voor werkinstructies wanneer medewerkers de taal op de werkvloer niet goed spreken.
5. Stem af met het uitzendbureau
De opdrachtgever ziet hoe het dagelijkse werk verloopt. Het uitzendbureau heeft contact met de medewerker en kan helpen om vragen of misverstanden te verduidelijken.
Merkt u dat een medewerker een instructie anders uitvoert dan bedoeld? Bespreek dan concreet wat er gebeurt. Gaat het om de taal, een onbekende werkwijze of uitleg die nog niet duidelijk genoeg was?
Het uitzendbureau kan hierover met de medewerker in gesprek gaan, waar mogelijk in zijn eigen taal. De praktische uitleg op de werkvloer blijft daarbij belangrijk. Samen kunt u bepalen wat iemand nodig heeft om het werk goed uit te voeren.
Goede samenwerking begint met elkaar begrijpen
Niet iedereen hoeft dezelfde moedertaal te spreken om goed samen te werken. Wel moet duidelijk zijn wat er wordt verwacht, hoe het werk wordt uitgevoerd en waar iemand terechtkan met vragen.
Door rustig uit te leggen, taken voor te doen en te controleren of de boodschap is begrepen, maakt u de samenwerking gemakkelijker voor nieuwe én ervaren collega’s.
Werkt u met een meertalig team en wilt u de afstemming verbeteren? Blue Trading denkt graag met u mee over duidelijke communicatie tussen uw organisatie en onze medewerkers.